転出児童の処理について

本校から広島県立の特別支援学校に転出した児童がいるため、転出の処理をするところです。
転出日と転出先を指定する画面の確認メッセージの【注意】に
・転出予定日以降分として入力されている経費明細や支給記録は、事前の確認なくすべて削除されます。
と記載があったため、転出の処理をする前に確認をさせてください。

当該生徒が４月中に転出したのですが（仮に４月20日とします）、
就学奨励費の第１回支給（８月31日支給）で、転出するまでの４月分給食費を、「経費入力」の「学校給食費」から入力しています。
その際に、「経費使用日時」を、他の人と同じように「2023/04/30 00:00」と入力している状況です。

転出処理をする際に「転出日」に「2023/04/20」と入力した場合、
８月31日支給済みの４月分学校給食費は、削除されてしまうという理解であっておりますでしょうか。

もし削除された場合、本校で今後支出状況を整理する際や、転出先の学校に迷惑をかけることがあったらと思い、
削除を回避できる方法があれば、お伺いできると助かります。

よろしくお願いいたします。


使用されている就学奨励費システムのバージョンを教えてください: Ver.1.7.0.3

お問い合わせありがとうございます。

当該生徒が４月中に転出したのですが（仮に４月20日とします）、
就学奨励費の第１回支給（８月31日支給）で、転出するまでの４月分給食費を、「経費入力」の「学校給食費」から入力しています。
その際に、「経費使用日時」を、他の人と同じように「2023/04/30 00:00」と入力している状況です。

転出処理をする際に「転出日」に「2023/04/20」と入力した場合、
８月31日支給済みの４月分学校給食費は、削除されてしまうという理解であっておりますでしょうか。

はい、削除されてしまいます。
4月20日時点で転出元学校(＝貴校)に在籍していないために、就学奨励費システムは「転出元学校に在籍しない状態で4月30日に使用した給食費を、転出元学校が経費計上することはない」と判断し、転出処理に伴ってこれを削除します。

もし削除された場合、本校で今後支出状況を整理する際や、転出先の学校に迷惑をかけることがあったらと思い、
削除を回避できる方法があれば、お伺いできると助かります。

すでに支給済み(＝その児童生徒の保護者等に振込済み)だとすると、当該児童生徒の転出処理によって就学奨励費システム上にある「貴校から当該児童生徒に支給した学校給食費の支給額」が失われてしまうので、就学奨励費システムから支給実績報告書などが出力される際に、実態と異なる集計結果が生じることになってしまいます。

整理のしかたとしましては、当該児童生徒の「経費使用日時 が 2023/04/30 00:00の、当該児童生徒への４月分学校給食費 」の経費明細について、経費使用日時を「転出予定日よりも前」の日時 (たとえば 2023/04/19 00:00) に変更してはいかがでしょうか？

これによって４月分学校給食費の経費明細については、経費使用日時「2023/04/19 00:00」時点では当該児童生徒は転出前であり、転出処理の【注意】書きにある『転出予定日以降分として入力されている経費明細』に該当しなので、削除されず転出元学校で支給したことになります。
また実態として当該児童生徒への４月分学校給食費の経費使用の最終日は「2023/04/19」だと思いますので、より正しい記帳と言えます。

どうぞご検討ください。

なお余談ですが、転出処理完了後に転出した児童生徒に対して経費明細を入力することは可能です。
経費入力画面右側にある児童生徒フィルタにおいて、転出先の学校名を選択すると、自学校からその学校に転出した児童生徒を選択して経費入力できます。
(ただし転出日以降の経費使用日時を指定することはできません。)