転出処理を行った児童生徒の、入力済み経費明細が削除される

本校の生徒で令和６年６月に本校から県内校へ転学。その後、令和６年９月に本校へ転入してきた生徒がいる。
その際、第１回支給実績において、本校で支給した「給食費」と「通学費」の実績入力データが消えていた。
ちなみにその他の「校外学習費」及び「学用品購入費」のデータは残っていた。

第１回支給後に転学処理を行っているため、支払額の誤り等の問題は生じなかった。
しかし状況報告書作成の際、実績額とシステムに表示された実績額が合わず困惑する事態に。
この事象はバグなのか、それとも第１回支給が２校とも発生したことによる弊害なのか。
教えていただきたい。

お問い合わせをいただき、ありがとうございます。

お問い合わせの内容から想像するところですが、恐らくバグではなく、
「給食費」と「通学費」の経費明細の「経費使用日時」が当該児童生徒の「転出日」よりも未来の日付だったために
転出処理の際にシステムによって削除されたことによるのでは、と想像するところです。

転出する児童生徒の入力済みの経費明細について、「経費使用日時」が当該児童生徒の「転出日」よりも未来の日付となっているものは、
転出する前の学校で負担すべき経費ではない(＝転出先で認定されるべき経費)と判断されるために、転出処理の際に削除されます。
 

「給食費」や「通学費」について経費入力を行う際に、児童生徒の経費の使用の実際の日時によらず統一して、
たとえば「1学期に支給するものは経費使用日時を7月31日として経費入力を行う」などとされているようなケースでは、
当該児童生徒の転出日をたとえば「6月30日」として転出処理を行うと、当該児童生徒の「給食費」や「通学費」の経費明細は削除されることになります。

残念ながら削除されてしまった経費明細は復元できませんので、当該児童生徒について、再度入力していただきますようお願いいたします。

経費入力画面から当該児童生徒を選択し、削除されてしまった経費明細をもう一度新規登録してください。
この時「経費使用日時」は当該児童生徒の転出日より前の日付を指定してください。
(福山特別支援学校に在籍していない期間の日時を指定すると、システムによって拒否されます。)
 

転出処理の際に指定した転出日がわからない場合は、当該児童生徒の詳細画面の「状況履歴」タブを確認してください。
「更新日」が6月になっている行の「更新日」が転出処理の際に指定された転出日です。

以上、説明に分かりづらい点等ございましたら、本トピックへの返信としてお寄せください。
どうぞよろしくお願いいたします。

ご参考)
オンラインマニュアル 「児童生徒の転校・転入・退学 - 就学奨励費システムで管理されている学校への転出」