お問い合わせをありがとうございます。
「第1回の支給回について実際の支給額支払いが完了した後に、経費入力の金額に誤りがあった場合にどのように追給(または戻入)すればよいか？」
についてお問い合わせいただいたものと理解しました。(※正しくない場合は本トピックに返信してお知らせください)
ご指摘いただきました通り、就学奨励費システムは経費明細の経費使用額を変更するとその都度、支給額の再計算を行いますので、
実際の支給額とは異なることになります。
頂きました例示のケースでは、支給第1回に経費使用額を400円？(600円の間違いでしょうか？)多く計上していた様子ですので、
支給第2回の支給額を支給する際に、差額を調整されてはいかがでしょうか？
「経費使用額をマイナスで入力して支給額を調整できないか」とお問い合わせいただきましたが、就学奨励費システムの仕様上、マイナスの経費計上額は入力できません。
仮に「マイナスの経費使用額」が入力できたとしても、児童生徒の状況や経費項目ごとの支給割合ルールによって、もしも『半額支給』と判定された場合はその経費額の半額しか支給額に影響が及びません。
さらに支給限度額の縛りや今年度途中の児童生徒の状況変更などが関与してくるので『経費明細の追加によって支給額の過不足を正す』のはそう簡単ではない事につきましてご理解いただけるものと思います。
就学奨励費システムは支給額を算出するものの、保護者への奨励費の支給が正しく行われたかどうかについては管理できない(知る手段がない)ので、
支給額の過不足発生に伴う実際の追給・戻入は就学奨励費システムの「外側」で行っていただくのが最もシンプルだと考えます。
たとえば以下のような対処はいかがでしょうか？
- 支給第1回の(保護者への)支給明細書を出力する(これを「支給明細書A」とします)
- 就学奨励費システム上で誤りがあった経費少額を修正する
- もう一度、支給第1回の(保護者への)支給明細書を出力する(これを「支給明細書B」とします)
- 「支給明細書A」と「支給明細書B」を比べて、支給額の過不足を確認する
- 保護者等に連絡し、それら過不足の調整方法について合意する
経費使用額の修正前後で状況報告書を出力する場合は、そのタイミングなど配慮する必要があろうかと思いますが、それ以外については就学奨励費システムの今後のご活用について問題が生じることはないように思います。
※支給額の調整については都道府県によってルールがあるかもしれません。教育委員会事務局様にご相談されることをお勧めします。
上記の対処でお困りになる点などお気づきの点がございましたら、本トピックへ返信してご相談ください。
ご参考) サポートフォーラム トピック「経費使用額の入力ミスを修正する方法」
syusys.p-space.jp/index.php/forum?view=topic&catid=8&id=132
