限度額を超過する金額の繰り越しについて

いつもお世話になります。
新入学用品に限度額を超える金額を入力すると、自動で学用品・通学用品に繰り越されます。
この件（繰り越される）については、奈良県の担当者から問題ないという回答を得てます。
この自動で繰り越されるのは、システムではどのような仕様になっているのでしょうか？

例えば、ICTが超過すると、新入学用品に繰り越されて、新入学用品が超過すると学用品・通学用品に
繰り越される仕様なのか、学用品・通学用品が超過すると、１年生はどうなるのか？等、システムの
仕様を教えてください。

昨年までは、新入学用品に限度額を超える額を入力しても、切り捨てになっていたと理解しています。
今年度から仕様が変わっているため、少々、混乱しています。

奈良県立二階堂養護学校
担当　竹原　真代

お問い合わせをいただき、ありがとうございます。

まず「ICT機器購入費」の支給限度超過分は「学用品・通学用品購入費」に計上してもよい、という就学奨励費制度のルールが従前より存在します。

これをうけて就学奨励費システムでは従来より「ICT機器購入費」の支給限度超過分を「学用品・通学用品購入費」に自動的に計上する動作オプションを提供しています。

※このオプションはシステム全体(すべての学校)に影響しますので、事務局ユーザーのみがON/OFFできます。
ご参考) オンラインマニュアル  画面ヘルプ　動作設定　システム全体の設定　支給額計算設定
syusys.p-space.co.jp/Documents/Screen/Configuration/GlobalSettings/SupplyCalculationSetting/

令和6年度？頃に「新入学児童生徒学用品・通学用品購入費」についても「ICT機器購入費」と同じく支給限度超過分は「学用品・通学用品購入費」に計上してもよい、という就学奨励費制度の運用が始まったそうです。

就学奨励費システムではこれを受けて、令和8年度版プログラムから「新入学児童生徒学用品・通学用品購入費」についても(「ICT機器購入費」と同じく)支給限度超過分を「学用品・通学用品購入費」に自動的に計上するよう仕様を変更しました。

ICTが超過すると、新入学用品に繰り越されて、新入学用品が超過すると学用品・通学用品に繰り越される仕様なのか

『「ICT機器購入費」の支給限度超過分を「新入学児童生徒学用品・通学用品購入費」に計上してよい』という就学奨励費制度のルールについては聞き及んでおりません。

上述のとおり、「ICT機器購入費」の支給限度超過分は「学用品・通学用品購入費」に自動的に計上され、同様に「新入学児童生徒学用品・通学用品購入費」の支給限度超過分は「学用品・通学用品購入費」に自動的に計上されます。

学用品・通学用品が超過すると、１年生はどうなるのか？

『学用品・通学用品が超過した場合に超過分をどこかの経費項目に計上してよい』という就学奨励費制度のルールについては聞き及んでおりません。
それゆえ(学年によらず)「学用品・通学用品購入費」の超過分はそのまま支給されません。

※「新入学児童生徒学用品・通学用品購入費」、「ICT機器購入費」の支給限度超過分を「学用品・通学用品購入費」に計上してよい、という制度上のルールの詳細については事務局ご担当者様にお問い合わせください。

お返事ありがとうございました。
２年前に東京で開催された就学奨励費の担当者会議で、タブレットの値段が高騰しており限度額内で購入するのは無理ですと言った時に、文科省の方が、超過した分を新入学用品で支給できますとおっしゃいました。その後、奈良県から国に確認すると、当該ICTが該当するものなら、新入学用品から支給可能という返事でした。ですので、タブレットの超過額は手入力で新入学用品に入力します。

返信をいただきありがとうございます。

なるほど、そのようなやりとりがあったのですね。

教えていただきました『ICT機器購入費の超過分を新入学児童生徒学用品・通学用品購入費に計上する』例は、そのタブレットが「新入学児童生徒学用品・通学用品購入費」に相当する場合にのみ可能となるルールであるように読みました。
(タブレットを購入するのが1年生【よりも上の学年】の児童生徒が購入する場合は上記の例には該当しないように思います。)

奈良県におかれまして、ICT機器購入費を計上するのが1学年【のみ】に限定されるのであれば、
『ICT機器購入費の超過分を新入学児童生徒学用品・通学用品購入費に計上する』
『新入学児童生徒学用品・通学用品購入費の超過分を学用品・通学用品購入費に計上する』
のような自動処理が可能かもしれません。

しかしICT機器購入費を計上するのが1学年【のみ】である状況は想像しがたく、その場合はやはり「学用品・通学用品購入費」にICT機器購入費の超過分を作成するほうが筋が通っていると考えますので、
『ICT機器購入費の超過分を新入学児童生徒学用品・通学用品購入費に計上する』
という自動処理を就学奨励費システムに実装する方針は今後も立たないものと思います。

それはさておき、お問い合わせのケースについて、
『ICT機器購入費の超過分を新入学児童生徒学用品・通学用品購入費に計上する』
『新入学児童生徒学用品・通学用品購入費の超過分を学用品・通学用品購入費に計上する』
を実現するにはどうするか？という話ですが、

就学奨励費システムでは『ICT機器購入費の超過分を学用品・通学用品購入費に計上する』機能ですので、まずはこの機能を停止していただく必要があります。
そのうえでICT機器購入費、 新入学児童生徒学用品・通学用品購入費の超過分を手入力していただくことになります。

ただし『ICT機器購入費の超過分を学用品・通学用品購入費に計上する』機能を停止できるのは事務局ユーザー(奈良県教育委員会事務局様)だけです。
また先の返信にも書きましたとおり、すべての学校についてその機能が停止されます。
『ICT機器購入費の超過分を学用品・通学用品購入費に計上する』機能を停止するかどうかについては、奈良県教育委員会事務局のご担当者様にご相談ください。

※ところで昨年度までについても、奈良県におかれましてICT機器購入費の超過分は「学用品・通学用品購入費」に自動計上されていたと思います。
「タブレットの超過額は手入力で新入学用品に入力します。」ということですが、
ICT機器購入費の超過分が「学用品・通学用品購入費」に自動計上されないようにタブレットの経費使用額を入力し、ICT機器購入費の超過額を手計算して新入学児童生徒学用品・通学用品購入費に経費計上されていたのでしょうか？

ご質問者様だけではなく奈良県の他の学校様におかれましてもそのように手入力・手計算されていたのであれば、『ICT機器購入費の超過分を学用品・通学用品購入費に計上する』機能を停止したほうが便利かもしれません。

ICTの超過額が学用品・通学用品購入費に自動で繰り越されないように事務局にお願いします。
ありがとうございました。