[広島県様式] 支弁区分決定通知書、支給明細書に記載する学校長名の変更

分校に在籍する生徒の支弁区分決定通知書及び支給明細書をシステムから出力すると、所属長名が「分校長」になります。（資料１）
これらの文書を分校長名で発出することはありませんので、８月支給時はエクセルに落としてから手入力で校長名に
修正しました。（かなり手間でした。）
システムの学校基本情報に学校長名を入力する欄があります（資料２）ので、ここで入力された情報をこれら帳票の所属長名に
反映させるようにしてほしいのですが、可能ですか？

お問い合わせをいただき、ありがとうございます。
また画面写真等を添付いただき、ありがとうございます。(大変わかりやすく助かります)

広島県帳票様式の支弁区分決定通知書、支給明細書では、(広島県教育委員会様との相談の上、) 文書右上に「学校名」欄の内容の末尾に『長』を付加して記載するという仕様になっています。

それゆえ、分校の学校名が「広島県立黒瀬特別支援学校のみのお分校」となっているために、分校に所属する児童生徒に対する支弁区分決定通知書、支給明細書には「広島県立黒瀬特別支援学校のみのお分校長」と記載されます。

 

「学校長名」欄に記載した内容を用いる案をご提案いただきましたが、広島県帳票様式の支給明細書の仕様の変更は広島県下のその他の学校にも影響しますので、簡単に変更できない状況です。
[もしも広島県教育委員会様(とその他の学校様？)の同意が得られれば、来年度版プログラムからそのように仕様変更することは可能です。]

以下、広島県帳票様式の支給明細書の仕様を変更しない事を前提に、
分校に所属する児童生徒に対する支給明細書についても「広島県立黒瀬特別支援学校長」と表記させる方法についてご案内差し上げます。
(以下のいずれの方法によっても可能です。)

方法A) 支弁区分決定通知書または支給明細書の出力直前に、一時的に学校名を「広島県立黒瀬特別支援学校」に変更する

支弁区分決定通知書、支給明細書を出力する直前に、分校の「学校名」を一時的に「広島県立黒瀬特別支援学校」に変更し、
支弁区分決定通知書、支給明細書を出力した直後に、分校の「学校名」を「広島県立黒瀬特別支援学校のみのお分校」に戻します。

※一時的とはいえ、本校と分校が同じ学校名になります。
ご質問者様は本校と分校、両方を担当されることになっているということですので、(県教委事務局様に確認しました)
ログインすると本校、分校ともに閲覧・編集できるようになっているはずです。
それゆえ分校の学校名を戻す際に、誤って本校の学校名を分校名に書き換えてしまわないよう、ご注意ください。
[あらかじめ分校の「略称」欄に「のみのお分校」等と入力しておいて目印に使ったり、あるいは「コード」(学校番号)を目印にしてください。]

方法 Excel上で「広島県立黒瀬特別支援学校のみのお分校長」の記述を「広島県立黒瀬特別支援学校長」に変更する

Excelの「置換」機能を持ちいる方法です。

支弁区分決定通知書、支給明細書をExcelに変換して保存したのち、そのExcelファイルを開き、「検索と選択」ボタンから「置換...」をクリックします。(下図 2, 3)
(あるいはCtrlキーを押しながらHキーを押します。)
※ボタン名などはExcelのバージョンによって異なることがあります。

「検索と置換」というウィンドウが開きます。
「検索する文字列」に『広島県立黒瀬特別支援学校のみのお分校長』と入力し、
「置換後の文字列」に『広島県立黒瀬特別支援学校長』と入力します。(下図 4)

「検索場所」を「ブック」に変更して(下図 5)、「すべて置換」ボタン(下図 6)をクリックします。

 

方法C) Excel上で全シートを選択し、学校長名のセルを一括して「広島県立黒瀬特別支援学校長」に変更する

Excelの作業グループ機能を活用する方法です。

支弁区分決定通知書、支給明細書をExcelに変換して保存したのち、そのExcelファイルを開きます。
最初のシートの見出しを右クリックし、「全てのシートを選択」をクリックします。(下図 1, 2)
全てのシート見出しが選択状態になり、Excelのタイトルバーに「グループ」または「作業グループ」と表示されます。(下図 A)
※表示される文字はExcelのバージョンによって異なることがあります。

この操作により、1枚目のシートに対する編集操作がすべてのシートに及ぶ状態になります。

1枚目のシートの「学校名」セル(下図 3)をクリックして、「広島県立黒瀬特別支援学校長」と入力し、Enterキーを押して確定します。
 

任意のシート見出しを右クリックして(下図 4)「シートのグループ解除」をクリック(下図 5)し、作業グループ状態を解除して保存してください。
 

ご参考) Microsoft サポート　「ワークシートをグループ化する」
support.microsoft.com/ja-jp/excel/group-worksheets

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以上、いずれかの方法をお試しください。
上手くいかない場合は本トピックに返信してお問い合わせください。