業務フロー

就学奨励費の支給業務の大まかな流れ(学期ごとに1回支給するケース)を示します。

0. 年次更新処理・支給計画額の見積もり

昨年度の支給に関する処理がすべて終わったら、 事務局ユーザーは新年度の開始前に、昨年度のデータをもとに今年度の初期データを構成する「年次更新処理」を行います。

事務局ユーザーは年次更新処理ののちに新年度用プログラムのセットアップを行います。

年次更新処理と並行して、各学校の担当者は新年度の支給計画額の見積もりを行い、都道府県教育委員会事務局に報告します。

1. 基礎情報の整理

学校ユーザーは新年度開始時点での学部構成や、保護者等から提出された児童生徒、世帯の情報を就学奨励費システムに入力・編集します。

また世帯構成員の前年の所得額や社会保険料控除を入力(あるいはマイナンバー連携によって取得)し、児童生徒の支弁区分決定のための準備を行います。

2. 支弁区分の決定

基礎情報の入力を行うと、就学奨励費システムはその児童生徒について支弁区分を算出します。

それら支弁区分について都道府県教育委員会によって決定が行われると、就学奨励費システムはその児童生徒について就学奨励費を計算できる状態になります。

学校担当者は支弁区分の決定に関する帳票を出力し、保護者等に支弁区分の決定を通知する等の事務処理を行います。

3. 支給回の登録

就学奨励費システムは一度の支給の機会を「支給回」と呼び、支給の処理に必要な帳票を支給回ごとに出力することができます。

1年度に支給する回数は特に定められておらず、学期ごとに支給するケースや毎月支給するケースがあります。
どのような頻度で支給を行うかについては都道府県教育委員会によって定められることが一般的です。

4. 使用経費入力

支給回に定めた期間内に保護者等が使用した経費の明細について、就学奨励費システムに入力します。

5. 支給処理

就学奨励費システムは使用経費入力時に入力された「経費使用日時」をもとにその当時の児童生徒の就学の状況や支弁区分などから支給額を算出します。

学校担当者は支給内訳一覧や支給明細書など支給に必要な帳票を就学奨励費システムから出力し、支給のための事務処理を行います。

6. 状況報告

年に一度、都道府県教育委員会は自都道府県内の学校について支給の状況を集計し、文部科学省に状況報告を行う必要があります。

学校担当者は都道府県教育委員会から指定された日における自学校の今後の支給見込額を就学奨励費システムに入力し、就学奨励費システムが計算する支給済額と併せて「自学校の状況報告」を行います。

7. 支給年度終了後の処理

各学校の当該年度の支給処理がすべて完了したのちに、都道府県教育委員会は文部科学省に支給実績報告書を提出します。

各学校の担当者は、都道府県教育委員会の指示に従って(あるいは都道府県ごとの規約に基づいて)就学奨励費システムが出力する帳票を保管します。

また来年度への年次更新処理に備えて、各学部の進学先学部が正しく設定されていることを確認します。

8. 適宜行う処理

年度の途中で児童生徒の転入・転出があった場合、それぞれ必要な編集や処理を行います。

年度途中に世帯の経済的状況が悪化した場合には、特例に基づいて年度途中に支弁区分を再決定することができます。